Як підготуватися до тривалої відсутності світла, тепла та води
Це питання регламентують Податковий кодекс України (ПК) та Закони України:
- «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV;
- «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (абз. 1 п. 42.6 ПК).
Платник/автор створює електронні документи у строки та порядку, що визначає законодавство для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді. В електронних документах платник зазначає всі обов’язкові реквізити та використовує кваліфікований електронний підпис (КЕП) чи печатку. При цьому керується Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами (далі — Порядок № 557), затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (п. 2 розд. ІІ Порядку № 557).
Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ КЕП чи печатки платника (абз. 2 пп. 48.5.1 ПК).
Щоб надати право підпису електронних документів іншим особам, яким делегували право підпису, повідомте про цих осіб податкову, на обліку в якій перебуваєте. Для цього направте повідомлення про надання інформації щодо КЕП (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою додатка 1 до Порядку № 557 (п. 3 розд. ІІІ Порядку № 557).
До Повідомлення внесіть інформацію про підписувача, якому надаєте право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення накладіть:
- спочатку КЕП усіх осіб, що включили до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення;
- потім — КЕП керівника;
- насамкінець — кваліфіковану електронну печатку (за наявності) (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557).
Першу квитанція надсилають упродовж двох годин з часу, коли його отримала податкова, в іншому разі — упродовж перших двох годин наступного операційного дня.
Другу квитанцію формують автоматично. Вона підтверджує, що податковий орган прийняв чи не прийняв Повідомлення.
Отже, у разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний):
головного бухгалтера на податкову звітність, що сформували в електронному вигляді, накладають КЕП керівника/директора та кваліфіковану електронну печатку (за наявності);
директора/керівника — КЕП посадових осіб, яким делегували право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняв орган контролю, у такому порядку:
- першим — головного бухгалтера;
- другим — особи, яку зазначили в Повідомленні з типом підпису «Директор»;
- третім — кваліфікована електронна печатка (за наявності).
За інформацією ДПС у Київській області
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
